دومین مهارتی که توی زیرشاخه‌ی اصلی مهارت نرم خودمدیریتی، میخوایم بریم سراغش، مهارت برنامه‌ریزی (Planning) هست.
توی فینال یه مسابقه‌ی تنیس، هر دو تنیس باز هدف یکسانی دارن. هدفمون رو مشخص کردن ولی فقط یکی از اونا میتونه به هدفش برسه.
یا توی فینال دو صد متر المپیک. همه ورزشکارا هدفشون رو میدونن. هدف مشخصی دارن، هدف قابل اندازه‌گیری‌ای دارن، هدف قابل دستیابی و مرتبطی دارن و هدفشون هم زمان‌داره. اما الان مسابقه‌ی فیناله و فقط یکی از اونا قراره مدال طلا رو بگیره.
خب مشخصه که داشتن هدف و مشخص کردن دقیق اون کافی نیست. هدف‌گذاری خودش یه مهارته ولی برای رسیدن به هدف نیاز به مهارت‌های نرم دیگه‌ای هم داریم.
این مقاله فوربو با حمایت «صباویژن» منتشر شده.
صباویژن | بزرگ‌ترین آژانس تبلیغات آنلاین کشور | Sabavision.com
محتوای این مقاله رو در قسمت ۸۲ پادکست فوربو گوش کنید:
دومین مهارتی که توی زیرشاخه‌ی مهارت نرم خودمدیریتی یا مدیریت زمان (همون Self-Direction یا Time Management) میخوایم بریم سراغش، مهارت برنامه‌ریزیه. برنامه ریزی یا Planning.
خب زمانی که ما هدفمون رو مشخص می‌کنیم تازه قدم اول رو انگار برداشتیم. ما هدف مشخص می‌کنیم که بدونیم که قراره به کجا برسیم. اما فقط دونستن اینکه میخوایم به چی و کجا برسیم کافی نیست.
بعضی جاها میگن که هدف مثل آهنربا شما رو به سمت خودش می‌کشه اما اگر بخوایم فقط به این حرفا گوش کنیم، یک سال، دو سال، ده سال میگذره و یهو میبینیم که روی همون نقطه‌ای ایستادیم که قبلا بودیم. ما نیاز به یک برنامه داریم. یک برنامه‌ی واقعی و قابل اجرا که بتونیم هدف‌هامون رو باهاش پیگیری کنیم.
ارتباط روش SMART با برنامه‌ریزی
توی مقاله هدف‌گذاری که روش SMART رو معرفی کردم. روشی که بهمون کمک می‌کرد به هدفمون ساختار مشخصی و دقیقی بدیم. اون روش می‌گفت که هدف باید مشخص باشه Specific، قابل اندازه‌گیری باشه Measurable، قابل دستیابی باشه Attainable، مرتبط باشه Relevant و زمان دار باشه Time Bound یا Time Based باشه.
دو تا از ویژگی‌هایی هدف توی روش SMART داره توی برنامه‌ریزی خیلی برای ما اهمیت دارن.
- هدف ما قابل اندازه‌گیری باشه
- هدف ما زمان‌دار باشه
ما با این دو تا ویژگی‌ها هدف‌هامون باید داشته باشن، میتونیم برنامه‌ریزی خوبی رو برای رسیدن به اون هدف پیاده کنیم.
زمانی که هدف‌ما قابل اندازه‌گیری باشه، میتونیم اون رو به بخش‌های مختلفی تقسیم کنیم. مثلا ما میخوایم به صد دردصد یک چیزی آخر یک سال برسیم. آخر سال که اشاره به زمان‌دار بودن داره، و صددرصد یه چیز، به ما این رو میگه شاید بتونیم توی ۶ ماه به پنجاه درصدش برسیم.
خیلی وقتا هدف‌های ما به شکلی هستن که میتونیم تاثیرات رسیدن بهشون رو توی همون مسیری که داریم طی می‌کنیم ببینیم. مثلا برای کاهش یا افزایش وزن، زمانی که شما هدف‌گذاری کنید و شروع به گرفتن یه رژیم خاص کنید، میتونید نتایج اون رو توی همون مسیر رسیدن به هدف ببینید. مثلا هر ماه خودتون رو وزن کنید و ببینید که وزنتون داره کمتر میشه یا داره زیادتر میشه.
یا مثلا شما توی کارتون، تصمیم می‌گیرید که یادگیری مهارت نرم ارتباطات رو یاد بگیرید و هدف دارید که روی بخش مذاکره کار کنید. این مدل هدف شاید زمان بیشتری لازم داشته باشه که نتیجه‌ی خودش رو نشون بده. اما بازم توی بازه‌ی زمانی مشخص، از زمانی که دارید روی این مهارت کار می‌کنید، از روی تعداد مذاکره‌ها، از روی تعداد قراردادها و همکاری‌هایی که با موفقیت اونا رو انجام میدید، میشه روند پیشرفت‌تون رو اندازه‌گرفت.
اینا رو برای چی گفتم. اینکه اگر هدف قابل‌اندازه‌گیری باشه، ما توی برنامه‌ریزی میتونیم هدف رو به چندتا هدف کوچک‌تر تقسیم کنیم. هدف‌هایی که توی بازه‌های زمانی کوتاه‌تری بتونیم بهشون برسیم.
یکی از بخش‌های تاثیرگذار توی پیش‌بردن هر مدل برنامه‌ریزی، اینه که ما پاداش بگیریم. بابت کاری که داریم انجام میدیم، یه چیزی دریافت کنیم که انگیزه بگیریم که اون رو ادامه بدیم. حالا توی هدف‌گذاری‌ها و برنامه‌ریزی‌های شخصی، کسی نیست که ما پاداش بده ولی میتونیم با دیدن نتیجه‌ی کارهایی که داریم انجام میدیم، توی یه بازه‌ی زمانی کوتاه، به خودمون پاداش بدیم. ما یک هدفی داریم، برنامه‌ریزی خوب براش می‌کنیم، و توی ۳ ماه اول مثلا به ۲۵درصد اون هدف می‌رسیم. این میشه انگیزه برای اینکه اون مسیر رو ادامه بدیم و هدف رو پیگیری کنیم. حالا چطوری میتونیم به این پاداش برسیم؟ با برنامه‌ریزی کردن.
چطور برنامه‌ریزی کنیم؟
برنامه‌ریزی باید قبل از شروع یه کار انجام بشه.
وسط یه کار وسط یه هدف، نمی‌تونیم تازه براش برنامه‌ریزی کنیم. باید قبل از اینکه کاری رو شروع کنیم، برای اون برنامه رو تعیین کنیم.
اصلا یکی از ویژگی‌های برنامه‌ریزی اینه که میگن، شما هر یک دقیقه‌ای که صرف برنامه‌ریزی کنید، ده دقیقه در اجرا جلو میوفتید. پس ما قبل شروع هر کاری باید برنامه‌مون رو مشخص کرده باشیم.
هدفمون رو فرض کردیم مشخص شده. حالا میایم توی برنامه‌ریزی اولیه، اون هدف رو توی چند Step یا همون مرحله یا قدم کوتاه‌تر می‌کنیم.
یعنی به‌جای یه هدف بزرگ. میایم مثلا ۶ تا هدف کوچیک‌تر مشخص می‌کنیم. الان اون هدف اصلی‌ما تقسیم میشه به ۶ تا هدف کوچیک‌تر.
حالا با نگاهی که به خود هدفمون داریم و اون ویژگی زمان‌دار بودنی که اشاره کردم، میایم این هدف‌های کوچیک‌تر رو توی بازه‌های زمانی کوتاه جا میدیم. مثلا توی دو ماه قراره به یکی از اون ۶ تا هدف کوچیک برسیم. این رو توی برنامه مشخص می‌کنیم.
شما همین کار رو که انجام بدید، یعنی هدف رو خرد کنید و توی بازه‌های زمانی کوتاه تقسیمش کنید، خیلی دید بهتری میتونید نسبت به مسیری که میخواید طی کنید داشته باشید چون قدم‌های جلوتون رو بهتر میتونید ببنید. اما اینا باز هم برای شروع کار کافی نیستن.
اکشن پلن در برنامه‌ریزی
برای اینکه قشنگ وارد مسیر رسیدن به هدف بشیم نیاز به Action Plan یا برنامه‌ی اجرایی داریم.
اکشن پلن درواقع به این اشاره داره که ما کارهای روزانه و هفتگی و ماهانه‌مون رو بدونیم. یعنی دقیقا مشخص کنیم که در طول روز باید چه کارهایی رو انجام بدیم.
ما میتونیم یه سری کارهایی که باید توی ماه انجام بدیم رو لیست کنیم. بعد برای هر چهار هفته‌ی اون ماه دوباره کارها رو مشخص کنیم. و مهم‌ترین بخش. اینکه اون کارهای هفته رو بیایم وارد برنامه‌ی روزانه کنیم.
اشاره شد که برنامه‌ریزی قبل از شروع باید باشه. با این اکشن پلن ما به صورت کلی باید بدونیم که میخوایم در طول ماه و در طول هفته چه کارهایی رو برای اون هدف بزرگه‌ای که کوچیک‌ش کردیم انجام بدیم.
اما برای برنامه‌ریزی روزانه لازم که نیست که بیایم از همون اول مثلا کلا رو مشخص کنیم. اینطوری اصلا جواب میده و هیچ‌کس هم حوصله وقتش رو نداره.
پیشنهاد میشه که برنامه‌ی کارهای روزانه رو قبل از شروع اون روز، یا نهایتا اول اون روز انجام بدیم. یه to do list داشته باشیم. از این لیست‌هایی که کارهامون رو جلوش می‌نویسم و وقتی تموم شد تیک می‌زنیم. و بدونیم که در طول روز باید چه کارهایی برای هدف‌های هفتگی و ماهانه و در نهایت اون هدف بزرگ انجام بدیم.
خب با توجه به چیزهایی که گفتم، متوجه شدیم که برنامه‌ریزی کردن برای هدف کار خیلی سختی نیست. در واقع ما باید با توجه به ویژگی قابل‌اندازی بودن و زمان‌دار بودن، هدف، بتونیم اون رو مدام کوچیک کنیم تا به جایی برسه که توی یه Task کوچیک، کار کوچیک روزانه بتونیم انجامش بدیم.
حالا مهارت ما توی برنامه‌ریزی درست، برمیگیره به یکی دیگه از ویژگی‌هایی که اون روش SMART داشت. ویژگی R یا Relevant بودن، مرتبط بودن هدف.
زمانی که هدفمون مرتبط باشه با مثلا علاقه‌مون، مسیر کاری‌مون، دید و نگاهی به خودمون رو زندگی داریم، بهتر میتونیم اون رو درک کنیم. یعنی اون هدف نهایی رو میتونیم بهتر بشناسیم اگر به این معنی که توی تعریف بود، مرتبط باشه.
وقتی به این شکل با هدف آشنا باشیم، کوچک‌کردن اون هدف به بخش‌های مختلف برامون آسون‌تره و راحت‌تر میتونیم وظایف و کارها یا همون Taskهای روزانه‌مون رو مشخص کنیم.
دلایل رها کردن برنامه
توی قسمت ۸۱ پادکست فوربو، زمانی که یه تعریفی برای هدف دادم، گفتم باید هدف یه معنایی داشته باشه، مشخص باشه. همینطوری نمی‌تونیم بگیم که مثلا میخوایم وضعیت کاری بهتری داشته باشیم.
باید روی این هدف بی‌معنی و کلی وقت بذاریم کار کنیم تا دقیقا بدونیم که چی میخوایم. به همین خاطره که خیلی از آدم‌ها هدف‌هایی که درواقع ندارن رو! پیگیری نمیکنن و هیچ‌وقتم بهشون نمی‌رسن.
توی برنامه‌ریزی هم یه همچین پروسه‌ای رو میتونیم داشته باشیم. همونطوری اگر روی هدف وقت نداریم، نمی‌تونیم دقیق مشخصش کنیم. توی برنامه‌ریزی هم نیاز به زمان داریم تا بتونیم به یه برنامه‌ی منظم و خوب یا حالا هر صفت مثبتی که روش می‌ذارید، برسیم.
ول کردن و رها کردن برنامه یکی از مشکلات رایج توی برنامه‌ریزی هست. یعنی ما هدف رو مشخص می‌کنیم، برنامه هم میچینیم ولی بعد یه مدت معمولا ولش می‌کنیم.
- هدف‌گذاری اشتباه
چندتا دلیل میتونه باعث این اتفاق بشه که یه بخش همون اول میتونه به هدف‌گذاری اشتباه برگرده. بازم ارجاع میدم به قسمت قبلی، اونجا باز یه سری چیزا در مورد اینکه هدف باید مال خودمون باشه و اینا زدم، اگر هدفمون واقعا اون چیزی نباشه که بخوایم، توی برنامه‌ریزی هم به مشکل می‌خوریم و ادامه‌ش نمی‌دیم.
- سخت و پرفشار کردن برنامه
یکی دیگه از دلایل ول کردن برنامه، اینه که ما خیلی برنامه‌مون رو سخت و پرفشار می‌کنیم. یعنی یه طوری تنظیمش می‌کنیم که مدام باید حواسمون بهش باشه که نکنه عقب بیوفتیم.
این دقیقا برعکس چیزیه که توی برنامه‌ریزی میخوایم بهش برسیم. ما برنامه‌ریزی می‌کنیم که توی اجرای کار راحت‌تر عمل کنیم. دید بهتری به نسبت به هدف کلی داشته باشیم و هدفمون رو قابل دستیابی‌تر ببینیم. اینا در نهایت باید منجر به این بشه که ما با خیال راحت‌تر با استرس کمتر کارهامون رو انجام بدیم.
اگر بخوایم اون رو خیلی سختش کنیم. تسک‌های عجیب و غریب واسه هر روز مشخص کنیم و یا همه‌ی کارهایی که باید انجام بدیم رو بیاریم توی برنامه‌ی روزانه، این باعث میشه که کلا اون برنامه رو هیچ‌وقت انجام ندیم. درمورد اولویت‌بندی که اینجا به کمکمون میاد توی قسمت بعدی توضیح میدم که چطور از این مشکل جلوگیری کنیم.
- پاداش ندادن به خودمون
زمانی که به کوچیک‌تر هدف اشاره کردم، گفتم اینطوری به‌نوعی پاداش داریم می‌گیریم. توی برنامه‌ریزی ماهانه و هفتگی و حتی روزانه هم باید برای خودمون پاداش درنظر بگیریم.
جدا از اون حس رضایت و مفید بودن و Productive بودن و این حرفا، بهتره که با یک سری پاداش‌های مشخص بیرونی هم خودمون رو خوشحال کنیم. خیلی ساده و یک خطی، باید به خودمون جایزه بدیم. توی یه لول خیلی معمولی و ساده مثلا اگر قراره فیلم یا سریالی نگاه می‌کنیم، میتونیم نگاه کردن اون ربط بدیم که برنامه‌مون. اگر این برنامه امروز کامل تموم شد، تیک همه‌ی کارها زده شد، من اون فیلم و سریال رو نگاه می‌کنم. یا مثلا این غذای که دوست دارم رو برای خودم درست می‌کنم یا سفارش میدم. و چیزهای دیگه‌ای که ممکنه یه حس لذت به آدم بده.
کلی تحقیق و آزمایش علمی هم هست که میگه اگر ما پاداش بگیریم، توی مغز اینطوری میشه اونطوری میشه که ما کلا ترغیب به انجام دادن یه کاری میشیم. در همین حد پاداش‌ها و جایزه‌های کوچیک روزانه هم ما میتونیم به‌نوعی مغز خودمون رو عادت بدیم به انجام کارها. وقتی بخوایم صبح تا شب درگیر برنامه‌مون باشیم، شب بخوابیم دوباره از فردا همینطور بریم سراغ کارهای روز بد، خسته میشیم و رها می‌کنیم.
منابع مورد تحقیق
این مقاله به‌صورت اختصاصی برای سایت فوربو تالیف شده است. در جهت مستندسازی مقاله، از منابع زیر در نگارش کمک گرفته شده است.
Evernote – Make a Plan
wikiHow – Effective Action Plan
