اولویت‌بندی (از تعریف و مراحل اصلی تا ماتریس اهمیت و فوریت)

اولویت‌بندی (از تعریف و مراحل اصلی تا ماتریس اهمیت و فوریت)

اولویت‌بندی یعنی اینکه بدونیم چه کاری رو اول انجام بدیم.

چه کاری مهم‌تر هست و باید اول انجام بشه و چه کاری خیلی مهم نیست و می‌تونیم دیرتر انجام بدیم.

اولویت‌بندی کارها سومین موضوعی هست که توی شاخه‌ی اصلی خودمدیریتی و مدیریت زمان، از شاخه‌های اصلی مهارت‌های نرم می‌خوایم بریم سراغ اون. در ادامه‌ی این مقاله با فوربو همراه باشید.

 

این مقاله فوربو با حمایت «تریبون» منتشر شده.

پلتفرم پیشگام انتشار رپورتاژ آگهی و ابزارهای هوشمند سئو | Triboon.net

 

مجتوای این مقاله رو در قسمت ۸۳ پادکست فوربو گوش کنید:

اولویت‌بندی کارها

اولویت‌بندی کارهای روزانه تاثیری خیلی زیادی توی رسیدن ما به هدف‌هایی که تعیین کردیم داره. در مقاله هدف‌گذاری اول هدف رو تعریف کردیم. اینکه چیه و چه ویژگی‌های باید داشته باشه. توی قسمت قبلی هم که درمورد برنامه‌ریزی بود به این اشاره کردم که باید اون هدفی که داریم رو با توجه به اون ویژگی‌های قابل‌اندازه‌گیری بودن و زمان‌دار بودن، باید تقسیم به هدف‌های کوچک‌تری کنیم.

خب حالا برای اینکه بتونیم اون هدف‌های کوچک رو بهشون برسیم و توی یه بازه‌ی زمانی کوتاه، مثلا یک ماه تیک‌شون رو بزنیم. نیاز به یک برنامه‌ی روزانه داریم. برنامه‌ای که انجام بشه.

این خیلی مهمه. برنامه‌ای که نتونیم انجامش بدیم هیچ فایده‌ای نداره. اگر این تیکه‌های پازلی که توی قسمت‌های قبلی گفتم، درست کنار هم گذشته شده باشن، یعنی ما واقعا اون چیزی که می‌خوایم بهش برسیم رو هدف‌گذاری کنیم و شناخت داشته باشیم ازش، می‌تونیم قدم‌های رسیدن به هدف‌ رو بهتر ببینیم.

و این دقیقا خودش رو توی اولویت‌بندی کارها نشون میده. ما الان هدفمون مشخصه، توی برنامه‌ریزی اولیه اون رو به هدف‌های کوچک‌تر تقسیم کردیم. حالا وقتشه که بدونیم چه کاری رو باید اول انجام بدیم. چه کاری مهم‌تره که زودتر انجام بشه. چه کاری مهم نیست و می‌تونیم فعلا اون رو عقب بندازیم.

سوال مهم درباره اولویت‌بندی

اولویت‌ بندی کارهای روزانه

سوالی که توی اولویت‌بندی کارها باید مدام از خوتون بپرسید. سوال اینه:

انجام ندادن این کار، چه عواقبی برای من داره؟

اگر جواب این سوال رو برای کارهای روزانه‌مون پیدا کنیم، خیلی از مسیر برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی رو رفتیم. اوکی ما میدونیم که اگر این کار رو نکنیم، به اون هدفی که تقسیمش کردیم، نمی‌رسیم و تمام. پس این کار مهمه و باید انجام بشه.

مثلا می‌خوایم یه پروژه‌ای تا آخر ماه تحویل بدیم. اون رو توی چهار بخش کوچک‌تر تقسیم‌ش کردیم و مثلا قراره هر هفته یه بخش رو کامل کنیم. خب اگر یکی از این هفته‌ها درست پیش نره، اون‌طوری که میخوایم کارش انجام نشه، به هدفی که داریم نمی‌رسیم.

چه عواقبی داره؟ کارمون عقب میوفته. شاید صاحب پروژه اعتمادش رو به ما از دست بده. دیگه با ما کار نکنه. شاید از اون قیمتی توافق کرده بودیم، به ما پول کمتری رو پرداخت کنه و…

خب روی کاغذ به نظر خیلی ساده میرسه همه‌چیز. اما چ خیلی جالبه که ما در اجرا اینقدر ساده عمل نمی‌کنیم. چون توی طول روز فقط یک کار نداریم.

توی قسمت ۸۱ پادکست فوربو، در مورد هدف گفتم که دو جور هدف‌ داریم. هدف‌های کاری و شخصی. ارتباط بخش اولویت‌بندی با این دو مدل هدف خیلی زیاده. توی اولویت‌بندی کارها نمی‌تونیم صرفا هدف‌های کار‌ی‌مون رو ببینم.

همین پروژه که مثال زدم رو درنظر بگیرید. اوکی خب اگر فقط همین کار رو در طول روز داشتیم ساده بود. صبح بیدار میشیم و باید روی پروژه کار کنیم و تمام. اگر اینطوری هستید که خوش به‌حالتون ولی یه سری کارها و هدف‌های شخصی هم بین وظایف کاری‌مون وجود دارن که اگر بهشون بی‌توجه باشیم می‌تونن برنامه‌ی روزانه‌مون رو کامل خراب کنن. الان بریم مرحله‌ به مرحله با فرآیند اولویت‌بندی کارها آشنا بشیم.

مراحل اصلی اولویت‌بندی

مراحل اصلی اولویت‌بندی

برای اولویت‌بندی کارهای روزانه نیاز به رعایت یه سری موارد داریم تا کار اولویت‌بندی برامون راحت‌تر بشه.

۱) لیست کردن تمامی کارهای روزانه

اولین قدم توی اولویت‌بندی کارها، اینکه لیست تمامی کارهایی که در طول روز میخوایم انجام بدیم رو یکجا بنویسیم و داشته باشیم. این کارها که میگم درواقع همون تسک‌هایی هستن که ما رو به نقطه‌ به نقطه قراره وصل کنن به اون هدف اصلی‌ای که داریم.

فرض کنید که توی کارتون قراره که یک مقاله رو تا آخر هفته بنویسید و تحویل بدید. تسک‌هایی که باید در طول روز برای این مقاله آماده کنید می‌تونن اینطوری باشن:

  • مشخص کردن ساختار کلی مقاله.
  • مشخص کردن عنوان‌ها و زیرعنوان‌های اصلی مقاله.
  • نوشتن هر کدوم از این عنوان‌ها و بخش‌هایی که مشخص کردید خودش می‌تونه یک تسک جدا باشه.
  • ممکنه برای نوشتن این بخش‌ها، نیاز به مطالعه و تحقیق داشته باشید. خود این تحقیق کردن برای مقاله‌تون هم یه تسک دیگه‌س که توی لیست کامل برنامه‌‌تون باید بهش اشاره بشه.

اینطوری ما اون هدف هفته‌مون رو میاریم توی بخش‌های مختلف قرار میدیم. حالا با توجه به توان و برآوردی که از زمان کار کردن خودمون داریم، می‌تونیم این تسک‌ها رو توی هفته برای روزهای مختلف مشخص کنیم.

مثلا امروز قراره که مشخص کردن ساختار کلی مقاله و مشخص کردن عنوان‌ها و زیرعنوان‌های اصلی رو انجام بدیم. این دو تا کار اصلی‌مون میشه. هدف‌های کوچیکی که ما رو به هدف یکم بزرگ‌تر آخر هفته می‌رسونه.

همون‌طور که گفتم کنار این تسک‌های کاری، باید تسک‌های شخصی رو هم بنویسیم و حواسمون بهشون باشه. کارهای خیلی به نظر ساده و حتی روتینی مثل چک کردن ایمیل‌ها و پیام‌هامون توی گوشی، درست کردن غذا مثلا، اگر برنامه‌ی مطالعه‌ای چیزی داریم، زمان مطالعه کردن یا یادگیری یه چیز جدید، ورزش کردن و موارد اینطوری رو هم باید توی لیست کلی کارها در طول روز داشته باشیم.

دلیلش اینه که ما خیلی وقتا کارهای غیرضروری‌ای رو به کار اصلی و درواقع کارهای مهمی که داریم ترجیح میدیم. به هزارتا دلیل حالا. هرکسی ممکنه دلیلش فرق کنه طبیعتا ولی تو یه چیز مشترکیم و اونم اینه که کار اصلی‌مون همینطور عقب میوفته و انجام نمیشه.

۲) مشخص کردن اهمیت کارها

خب قدم اول رو گفتم که باید همه‌ی کارهامون رو یکجا بنویسیم. حالا توی قدم بعدی باید مشخص بکنیم که چه کارهایی واقعا در راستای اون‌ هدف‌هایی هستن که ما اونا رو تعیین کردیم.

مثلا اون تسک‌هایی که برای یک مقاله گفتم، طبیعتا جز کارهای اصلی ما حساب میشن که مرتبط با هدفمونن. به این شکل باید یه خط‌کشی بین کارهای روزانه انجام بدیم. این کار خیلی سخت نیست و با یه نگاه به لیست کارها هم میشه تقریبا متوجه‌ش شد. این کار دومیه که باید انجام بدیم.

۳) مشخص کردن فوریت کارها

مرحله‌ی اصلی توی مسیر اولویت‌بندی کارها اینه. مرحله‌ای که ما باید توی اون علاوه بر اهمیت و مهم بودن، فوری بودن یا فوری نبودن کارها رو هم مشخص کنیم. اینکه اول قسمت گفتم باید به این سوال جواب بدیم که اگر این کارو انجام ندیم چه عواقبی داره برامون، به این قسمت خیلی ربط داره.

یه سری کارها هم مهمن هم فوری. مثلا انجام تسک‌هایی که مربوط به اون مقاله‌ای میشن که ما باید تا آخر هفته اون رو تحویل بدیم، طبیعتا هم مهمه هم فوری.

اما یه سری کارهای ما که میتونن جز اهداف اصلی ما هم باشن، کارهایی هستن که فوریتی توشون نیست. معمولا اینجا مثال‌های مربوط به ورزش کردن رو میزنن. میگن اگر امروز ورزش نکنیم چیزی نمیشه، اتفاق عجیبی نمی‌افته ولی یه کار مهمه. مهمه و باید حواسمون بهش باشه که انجام بدیم، ولی مثل یه کاری که ددلاین مشخص داره، فوریت نداره برامون.

توی اولویت‌بندی کارها ما باید اول به سراغ کارهایی بریم که هم مهمن، اهمیت دارن و هم فوری هستن. بریم حالا در این خصوص با ماتریس آیزنهاور یا ماتریس اهمیت و فوریت در اولویت‌بندی کارها آشنا بشیم.

ماتریس اهمیت و فوریت

ماتریس اهمیت و فوریت

خیلی ساده و بی‌مقدمه توی این تکنیک ما کارهامون رو باید توی چهار دسته‌ی مختلف قرار بدیم.

لیست تمامی کارهایی که داشتیم رو باید بیایم در دسته‌های زیر قرار بدیم.

  • کارهای مهم و فوری
  • کارهای مهم و غیر فوری
  • کارهای غیر مهم و فوری
  • کارهای غیر مهم و غیر فوری

با توجه به این چهار دسته‌بندی، ما به صورت کلی با چهارتا رویکرد می‌تونیم بریم سراغشون. یعنی همه‌ی کارهایی که توی این دسته‌ها قرار میدیم رو خیلی ساده می‌تونیم بدونیم که چطور باید باهاشون رفتار کنیم. مثلا کارهایی که ما اونا رو توی دسته‌ی کارهای مهم و فوری قرار میدیم. کارهایی هستن که باید اونا رو سریع و اول از همه انجام بدیم. پس هر چیزی که توی اون دسته قرار گرفت رو میدونیم که باید همون اول بریم سراغشون.

کارهای مهم و فوری

کارهای مهم و فوری کارهایی هستن مثل تسک‌های اصلی اون مقاله که مثال زدم. کارهایی هستن که مستقیما به اهدافی که مشخص کردیم، ربط دارن. و اگر اونا رو انجام ندیم. به اون هدف‌های کوچک‌تری که توی قسمت ۸۲ درمورد برنامه‌ریزی گفتم، نمی‌تونیم برسیم و در نتیجه به هدف‌های اصلی‌مون هم نمی‌تونیم برسیم.

مهم‌ترین نکنه درمورد کارهای مهم و فوری اینه که باید بیشترین حجم منابعمون رو در اختیار اونا قرار بدیم. دلیلی داشته که ما اونا رو توی این دسته قرار دادیم، پس ما معمولا باید بیشترین زمان، انرژی و تمرکزمون رو برای اونا بذاریم.

وقتی هم بحث انرژی میاد وسط، یعنی اینکه باید اول از همه‌ی کارها به اونا برسیم تا بیشترین تمرکز بتونیم داشته باشیم. اگر خودمون رو با کارهای دیگه مشغول کنیم، طبیعتا سطح انرژی و تمرکزمون کم میشه و خیلی خوب نمی‌تونیم این کارها رو انجام بدیم و ممکنه که عقب بیوفتن.

کارهای مهم و غیر فوری

دسته‌ی بعدی کارها، کارهای مهم و غیرفوری هستن.

رویکرد اصلی درباره این نوع کارها اینه که باید براشون دقیق برنامه‌ریزی کنیم و کم‌کم اونا رو توی برنامه روزانه انجام بدیم. چون معمولا کارهای مهم و غیرفوری کارهایی هستن که در طولانی‌مدت سود زیادی قراره به ما برسونن.

مثلا اهدافی که در حوزه‌ی یادگیری داریم جز این دسته از کارهاست. ما میخوایم توی کارمون پیشرفت کنیم، یه دوره آموزشی جدید میخوایم شرکت کنیم و باید براش مطالعه و تحقیق کنیم. تمرین‌هاشون انجام بدیم و چیزای دیگه. این کارها فوریت نداره. یعنی اگر امروز انجامش ندیم، امروز چیزی یاد نگیریم اتفاق بزرگی نمیوفته. ولی میدونیم که مهمه. پس زمانی که کارهایی رو میایم توی این دسته قرار میدیم. باید اونا رو بعد از کارهای دسته‌ی اول، انجام بدیم.

یادگیری مهارت جدید، یادگیری زبان، ورزش کردن، کارهایی مثل تراپی، مدیتیشن و چیزایی شاید به سلامت روح ما کمک کنن و یا کارهایی که مربوط به روابط اجتمای و عاطفی ما میشن، میتونن توی این دسته از کارها قرار بگیرن. دسته‌ی کارهای مهم و غیرفوری.

کارهای غیر مهم و فوری

کارهای غیر مهم و فوری، کارهایی‌ان که مستقیما به هدف‌‌هامون ربط ندارن و بیشتر جز کارهای روزمزه یا روتین ما میتونن حساب بشن. حالا هم یه سری کارهایی که توی یه شرکتی جایی برای کار باید انجام بدیم، هم سری کارهایی توی فضای شخصی خودمون، میتونن جز این دسته باشن.

مثلا شرکت کردن توی یه جلسه می‌تونه جز کارهای غیر مهم و فوری باشه. به کلمه «می‌تونه» لطفا توجه بکنیدا، شرکت توی جلسه‌ای چیزی شاید بشه طور دیگه‌ای باهاش رفتار کرد. مثلا اون رو به کس دیگه‌ای واگذار کنیم اگر امکانش هست. یا اگر یه کاری زمان خیلی زیادی از ما میگیره در طول روز، و یه پروسه‌ی مشخص و ثابتی داره، شاید بتونیم رو برون‌سپاری کنیم و به کس دیگه‌ای بسپاریم.

در واقع کارهای غیرمهم و فوری، کارهایی هستن که شاید کس دیگه‌ای هم بتونه اونا رو انجام بده. به همین خاطر اگر توی لیست کارهامون، کارهایی هست که از پس بقیه هم برمیاد، شاید بهتر باشه برای مدیریت زمانمون اونا رو به کس دیگه‌ای بسپاریم.

گفتم مدیریت زمان یادمون هم باشه که ما الان توی شاخه‌ی اصلی مدیریت زمان یا خودمدیریتی هستیم. مهارت‌های نرم رو که توی قسمت ۸۰ معرفی کردم، گفتم که ۸ تا شاخه‌ی اصلی داره که اولیش مدیریت زمان و خودمدیریتیه که الان داریم بخش اولویت‌بندی اون رو بررسی می‌کنیم.

خب پس کارهای غیر مهم و فوری هم کارهایی هستن که رویکردمون نسبت بهشون باید اینطوری باشه که اگر می‌تونیم اونا رو به کس دیگه‌ای بسپاریم یا اگر امکانش نیست یه طوری توی برنامه‌مون، بعد از کارهای مهم و فوری و کارهای مهم و غیر فوری، اونا رو هم انجام بدیم.

کارهای غیر مهم و غیر فوری

دسته‌ی کارهای غیر مهم و غیر فوری. اول این قسمت گفتم که ما باید تمام کارهای روزانه‌مون رو لیستشون رو یکجا داشته باشیم. این دسته‌ی آخر کارهایی هستن که ما در طول روز اونا رو انجام میدیم و نه‌تنها کمکی به هدف‌هامون نمی‌کنن، بلکه یه جوری حتی جلوی رسیدن به هدف‌هامون رو هم شاید بگیرن.

توی این ماتریس اهمیت و فوریت، رویکرد ما باید نسبت به این کارها، دوری کردن و حذف کردن باشه. چه کارهایی؟ مثلا چک کردن شبکه‌های اجتماعی یا نشستن الکی پای تلویزیون، وقت تلف کردن‌هایی از این جنس جز کارهای غیر مهم و غیر فوری هستن.

خب تموم شد چیزی که درمورد این دسته می‌خواستم بگم، ولی خودم شخصا یه نقدی به این بخش دارم. زمانی که ما سعی کنیم کاملا یه آدم پروداکتیو باشیم، بخوایم همیشه کار درستو انجام بدیم، تمام زمانمون رو صرف کار کردن کنیم و اینا، به نظرم خیلی جواب نمیده. یه جایی آدم خسته میشه. همیشه به نظرم نمی‌تونیم این شرایط رو تحمل کنیم.

به همین خاطر من شخصا رویکرد حذف کردن و دوری کردن که گفتم باید نسبت به این دسته داشته باشیم رو قبول ندارم. شاید کلمه‌ی مدیریت کردن، یا یکم سخت‌گیرانه‌تر، کمتر کردن این حجم از کارها بهتر می‌دونم. چون اگر بخوایم صد در صد ازشون فرار کنیم، یه دفعه شاید برعکس بشه همه‌چیز. اگرم قراره حذف کنیم، یک باره قعطا نمی‌تونه باشه. الان طبق چیزایی که گفتم بیایم برنامه‌‌ریزی و اولویت‌بندی کنیم و این کارها رو حذف کنیم نتیجه نمیده طبیعتا. باید به مرور این اتفاق بیوفته.

اپلیکیشن Microsoft To Do برای اولویت‌بندی

اپلیکیشن Microsoft To Do برای اولویت‌بندی

برای برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کارها کلی اپلیکیشن داریم. هم روی اندروید و iOS موبایل هم ویندوز و مک و حتی اکستنشن برای مرورگر. همه هم خوبن همه هم کارمون رو راه میندازن. این اپلیکیشن‌ها درواقع یه جور اپلیکیشن To Do list هستن که ما لیست کارهامون رو، همون همه‌ی کارهایی که گفتم باید در طول روز انجام بدیم رو، میتونیم واردش کنیم تا حواسمون باشه که باید چه کارهایی رو انجام بدیم.

خودتون یه سرچ کنید کلی اپلیکیشن و سرویس رو می‌تونید ببیند، تست کنید هر کدوم که راحت بودید استفاده کنید. اما یه سرویسی هست که مایکروسافت اون رو ارائه میده به اسم Microsoft To Do، برای همه سیستم‌عامل‌ها هم هست راحت روی موبایل و لپ‌تاپ می‌تونید نصبش کنید و با یه حساب مشترک همه رو هم با هم سینک کنید.

چون من شخصا از این سرویس دارم استفاده می‌کنم الان دارم معرفیش می‌کنم به همین خاطر منظورم این نیست که این اپلیکیشن بهترین اپلیکیشه ولی امکانات کاملی داره. خیلی ساده توش می‌تونید تسک‌هایی که دارید رو وارد و بعد اونا دسته‌بندی کنید. یعنی شما قشنگ می‌تونید اون چهار دسته ماتریس اهمیت و فوریت رو توش درست کنید و بعد کارهاتون رو خیلی راحت منتقل کنید توی این دسته‌ها.

می‌تونید تسک‌های اصلی رو مشخص کنید و بعد برای اونا چندتا تسک کوچک‌تر هم تعیین کنید. می‌تونید زمان‌بندی توش انجام بدید، تعیین این کارهایی که وارد کردید برای چه روزی باید انجام بشن. می‌تونید Reminder روی هر کدوم بذارید تا به شما خبر بده. به جز نوشتن تسک ساده می‌کنید اطلاعات بیشتری مثل یه فایل رو به تسک اضافه کنید یا نوت واسش بنویسید و کارهای دیگه رو باهاش انجام بدید. به صورت کلی Microsoft To Do به‌نظرم اپلیکیشن کاملیه، رایگان هم هست و تمامی چیزهایی که لازمه یه اپلیکیشن برای برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی بهتون بده رو داره.

شما هم اگر اپلیکیشن‌های دیگه‌ای استفاده می‌کنید یا تجربه‌ای دیگه‌ای دارید حتما بگید. که تست کنیم ببینیم بقیه سرویس‌ها چه‌جورین. اینم از معرفی مایکروسافت تو دو به عنوان یه اپلیکیشن که توی برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی می‌تونه بهمون کمک کنه.

پایان مقاله اولویت‌بندی

در این مقاله و این قسمت از پادکست فوربو به موضوع اولویت‌بندی در کارها پرداختیم. اولین شاخه‌ی مهارت‌های نرم با این موضوع به پایان رسید و توی مقاله‌ها و قسمت‌های آینده فوربو به سراغ شاخه‌های دیگه‌ی سافت اسکیل‌ها میریم. اگر نظری پیشنهادی درخصوص این محتوا در سایت فوربو دارید، خوشحال میشم اون رو با ما به اشتراک بگذارید.

منابع مورد تحقیق

این مقاله به‌صورت اختصاصی برای سایت فوربو تالیف شده است. در جهت مستندسازی مقاله، از منابع زیر در نگارش کمک گرفته شده است.

WeWork – How to prioritize work

Indeed – Prioritize Tasks in the Workplace

مقالات مرتبط

دیدگاه

0 نظر تاکنون ارسال شده است